Conditions générales

Conditions générales d’utilisation et d’abonnement de FinSync, service en ligne édité par Corellia SRL.

1. Objet et champ d’application

1.1. Les présentes conditions générales régissent l’accès au service en ligne FinSync (le « Service ») et son utilisation. Le Service est édité par la SRL CORELLIA (« CORELLIA » ou « Nous »), dont le siège est établi Avenue Mélina Mercouri 9, 7000 Mons, Belgique, inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0698.764.838.

1.2. Le Service s’adresse aux professionnels — indépendants, sociétés et cabinets comptables — agissant dans le cadre de leur activité (le « Client »). En créant un compte, la personne qui s’inscrit accepte les présentes conditions au nom du Client ; elle garantit qu’elle est dûment habilitée à l’engager et se porte fort du respect des engagements pris vis-à-vis de CORELLIA.

1.3. Les présentes conditions traduisent l’accord des parties. Les conditions générales figurant le cas échéant sur les documents émanant du Client ne sont pas applicables, qu’elles aient été communiquées antérieurement ou postérieurement. Les présentes conditions ne peuvent être écartées ou modifiées que par un accord écrit des deux parties, sous réserve de l’article 12.

1.4. Toute autre prestation de CORELLIA (développement, intégration, accompagnement) est régie par ses conditions générales de prestation de services.

2. Description du Service

2.1. Avec le consentement du Client, FinSync se connecte à l’API officielle MyMinfin du SPF Finances pour récupérer les documents que le SPF met à disposition des entreprises du Client et, pour un cabinet comptable, de ses mandants. FinSync les range, les met à disposition dans l’application et notifie le Client selon ses préférences.

2.2. FinSync accède à MyMinfin en lecture seule : il ne dépose, ne modifie ni ne supprime aucune donnée sur MyMinfin.

2.3. FinSync n’est ni édité, ni approuvé par le SPF Finances. Le contenu, l’exhaustivité et la disponibilité des documents dépendent exclusivement du SPF Finances et de son API. CORELLIA ne garantit pas que tous les documents disponibles sur MyMinfin soient récupérés, ni dans quel délai. À la première synchronisation, FinSync récupère les documents mis à disposition au cours des soixante derniers jours. Le Client demeure seul tenu de ses obligations fiscales, notamment de prendre connaissance des documents que le SPF Finances lui adresse et de respecter les délais qui s’y attachent.

2.4. CORELLIA peut faire évoluer le Service à tout moment, sans en réduire substantiellement les fonctionnalités essentielles en cours d’abonnement.

3. Compte et accès

3.1. Le Client fournit à l’inscription des informations exactes et les tient à jour. L’adresse e-mail du compte doit être effective et consultée régulièrement : les communications relatives au Service y sont envoyées.

3.2. Le Client est responsable de la confidentialité de ses moyens de connexion et de toute utilisation de son compte. Il informe CORELLIA sans délai de toute utilisation non autorisée.

3.3. Le titulaire d’un compte de cabinet comptable peut y donner accès à des collaborateurs ; il répond de leur utilisation du Service.

3.4. Le Client s’interdit tout usage du Service contraire à la loi, toute tentative d’accès aux données d’autres clients, toute atteinte à la sécurité ou au bon fonctionnement du Service et toute extraction automatisée de données qui n’est pas prévue par le Service.

4. Connexion à MyMinfin et mandats

4.1. La connexion d’une entreprise à MyMinfin suppose un consentement donné, par authentification auprès du SPF Finances, par une personne habilitée à représenter cette entreprise. Le Client garantit que cette personne dispose des pouvoirs requis.

4.2. Les documents des mandants d’un cabinet ne sont accessibles que dans la mesure où le SPF Finances les met à disposition au titre des mandats enregistrés auprès de lui. Le Client garantit que ces mandats sont valables et qu’il utilise les documents dans les limites de sa mission.

4.3. Lorsqu’il active l’avis par e-mail sur la fiche d’un mandant, le Client garantit disposer des coordonnées de ce mandant et du droit de le contacter. L’avis est envoyé en son nom.

4.4. Le SPF Finances peut exiger un nouveau consentement pour maintenir la connexion ; tant qu’il n’est pas donné, plus aucun document n’est récupéré. Le Client peut demander à tout moment la déconnexion d’une entreprise ; CORELLIA efface alors les jetons d’accès correspondants.

5. Essai gratuit, abonnement et prix

5.1. Tout nouveau compte bénéficie d’un essai gratuit de trente jours. À son terme, la poursuite de l’utilisation du Service suppose la souscription d’un abonnement payant ; à défaut, l’accès peut être suspendu.

5.2. Le Service est proposé en deux formules — Pro, pour les indépendants et les sociétés, et Comptable, pour les cabinets comptables — avec une facturation mensuelle ou annuelle, aux prix publiés sur finsync.be au jour de la souscription. La formule découle du profil choisi à l’inscription. Les fonctions liées aux mandants — accès aux documents que le SPF Finances met à disposition au titre d’un mandat, fiches des mandants, avis et résumés par e-mail — sont réservées à la formule Comptable. Un changement de profil se fait sur demande.

5.3. Tous nos prix s’entendent hors TVA.

5.4. L’abonnement est payable d’avance pour la période choisie — un mois ou un an — et se renouvelle tacitement pour une période de même durée. Le montant d’une période commencée est exigible en avance et n’est pas remboursé en cas de résiliation avant l’échéance de cette période.

5.5. CORELLIA peut adapter ses tarifs. Toute modification est notifiée par e-mail au moins trente jours à l’avance et s’applique à partir de la période d’abonnement suivante ; le Client qui la refuse peut résilier son abonnement avant cette date.

5.6. CORELLIA se réserve le droit de suspendre l’accès au Service en cas de retard ou de défaut de paiement, après un rappel de paiement resté sans effet. À défaut de paiement à l’échéance, les sommes dues sont majorées de plein droit et sans mise en demeure de l’intérêt de retard et de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement prévus par la loi du 2 août 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales.

6. Durée, résiliation et suppression du compte

6.1. L’abonnement mensuel est sans engagement : il peut être résilié à tout moment, avec effet à la fin de la période en cours. L’abonnement annuel peut être résilié à tout moment, avec effet à son échéance. La résiliation se fait sur simple demande à hello@corellia.be.

6.2. Le titulaire du compte peut le supprimer à tout moment depuis l’application, rubrique « Mes données personnelles ». La suppression est définitive : les données du compte sont effacées, à l’exception des documents qu’un autre compte FinSync — le cabinet comptable de la société, par exemple — a lui-même récupérés auprès du SPF Finances, qui restent accessibles à ce seul compte. Il appartient au Client de télécharger au préalable les documents qu’il souhaite conserver. La suppression du compte ne dispense pas du paiement de la période en cours.

6.3. Chaque partie peut mettre fin au contrat immédiatement, sans préavis ni indemnité et sans recours préalable à une juridiction :

• en cas de manquement grave de l’autre partie à ses obligations. Est notamment considéré comme manquement grave dans le chef du Client le non-paiement pendant plus de trente jours d’une facture après envoi d’une mise en demeure restée sans effet, ou un usage du Service contraire à l’article 3.4 ;
• en cas de cessation de paiement, de liquidation ou de faillite de l’autre partie ;
• en cas de force majeure faisant obstacle à l’exécution du contrat depuis plus de soixante jours.

6.4. À la fin du contrat, l’accès au Service prend fin et les données du compte sont supprimées dans un délai maximal de trente jours, dans les conditions de l’article 6.2.

7. Disponibilité et support

7.1. CORELLIA met en œuvre les moyens raisonnables pour assurer l’accès au Service en permanence, avec un objectif de disponibilité de 99,5 % par mois. Cet objectif exclut la maintenance planifiée, annoncée par e-mail au moins quarante-huit heures à l’avance, et l’indisponibilité de MyMinfin ou des autres services du SPF Finances.

7.2. Le support est assuré en français, par e-mail à hello@corellia.be, les jours ouvrables. CORELLIA s’efforce de répondre sous vingt-quatre heures ouvrables.

8. Responsabilité

8.1. CORELLIA s’engage à fournir le Service dans les règles de l’art. Elle n’est tenue qu’à une obligation de moyens.

8.2. CORELLIA ne peut en aucun cas être tenue responsable :

• du contenu, de l’exactitude, de l’exhaustivité ou de la disponibilité des documents mis à disposition par le SPF Finances ;
• du retard ou de l’absence de récupération d’un document, et de leurs conséquences, notamment au regard des délais de réclamation, de paiement ou de déclaration qui s’attachent à ce document ;
• de l’indisponibilité de MyMinfin, des services du SPF Finances, des moyens d’authentification qu’il impose ou du réseau Internet ;
• de l’utilisation qui est faite par le Client des documents et données mis à sa disposition ;
• de tout problème dû à une faute, une négligence ou un manquement du Client à ses obligations, ou à une utilisation du Service non conforme aux présentes conditions ;
• de tout dommage causé par un virus ou un piratage informatique émanant ou propagé par l’intermédiaire du matériel du Client ;
• d’une indisponibilité du Service due à des travaux de mise à jour ou de maintenance, ou à des perturbations qui échappent à son contrôle, ainsi qu’en cas de force majeure ;
• de la communication de données relatives au Client à la demande expresse d’une autorité administrative ou juridictionnelle compétente, en application et dans le respect de la loi.

8.3. Dans l’hypothèse où la responsabilité de CORELLIA serait engagée, le montant des dommages et intérêts qui pourront lui être réclamés, que ce soit sur un fondement contractuel ou extracontractuel, en principal, intérêts et frais, sera limité au préjudice direct subi et dûment établi par le Client, à l’exclusion de tous dommages indirects, notamment les pertes financières ou commerciales et l’interruption de l’activité du Client. Cette indemnisation ne pourra, tous chefs de préjudice confondus, excéder le montant hors taxes effectivement perçu par CORELLIA au titre du Service au cours des douze mois précédant le fait générateur.

9. Propriété intellectuelle

9.1. Le Service, ses codes sources, ses interfaces, sa documentation et la marque FinSync sont et demeurent la propriété de CORELLIA. Il est concédé au Client, pour la durée de son abonnement, un droit d’utilisation non exclusif et non cessible du Service, pour les besoins exclusifs de son activité habituelle.

9.2. Le Client s’engage à ne pas reproduire, décompiler ou tenter de remonter aux codes sources du Service, en tout ou en partie, pour quelque motif que ce soit, ni de mandater un tiers à cette fin.

9.3. Les documents et données du Client restent sa propriété ou celle de leurs titulaires. CORELLIA ne les utilise que pour fournir le Service. Elle conserve le droit d’utiliser librement le savoir-faire développé dans le cadre du Service.

10. Protection des données à caractère personnel

10.1. Traitement des données du Client par CORELLIA

Les données relatives au Client, à ses utilisateurs et à leur utilisation du Service sont traitées par CORELLIA, en qualité de responsable du traitement, pour la fourniture du Service, la facturation, la gestion de sa clientèle, la sécurité du Service et la prévention des fraudes. Ce traitement est décrit dans la politique de confidentialité.

10.2. Traitement de données par CORELLIA pour le compte du Client

10.2.1. Pour les documents récupérés auprès du SPF Finances et les données des mandants du Client, CORELLIA intervient comme sous-traitant du Client, au sens de l’article 28 du règlement (UE) 2016/679 (RGPD). Le traitement a pour objet la récupération, le stockage et la mise à disposition de ces documents, la tenue des fiches mandants et l’envoi des avis par e-mail activés par le Client, pour la durée du contrat. Il porte sur des données d’identification (nom, numéro d’entreprise, numéro de registre national), des coordonnées et les données, notamment fiscales et financières, contenues dans les documents. Les personnes concernées sont les représentants des entreprises du Client, ses mandants et les personnes mentionnées dans les documents.

10.2.2. CORELLIA ne traite ces données que sur instruction documentée du Client ; l’utilisation du Service et de ses paramètres par le Client vaut instruction. Les données ne sont rendues accessibles qu’aux personnes intervenant dans la fourniture du Service, tenues à la confidentialité.

10.2.3. Les données sont hébergées dans l’Union européenne. CORELLIA met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour en assurer la sécurité et la confidentialité, compte tenu de l’état de l’art : elles sont décrites dans la politique de confidentialité, et une description plus précise peut être demandée à tout moment, CORELLIA pouvant en omettre les éléments dont la divulgation nuirait à la sécurité des données.

10.2.4. CORELLIA peut faire appel à des sous-traitants ultérieurs, dont la liste figure dans la politique de confidentialité. Elle obtient d’eux des garanties au moins équivalentes à celles offertes au Client et informe celui-ci de tout changement, auquel il peut s’opposer.

10.2.5. CORELLIA notifie au Client, dans les meilleurs délais, toute violation de données à caractère personnel le concernant, et lui fournit l’assistance qui peut être requise d’un sous-traitant en vertu de l’article 28, §3 du RGPD, notamment pour répondre aux demandes d’exercice de droits. Si cette assistance implique des prestations du personnel de CORELLIA autres que celles prévues par le Service, elle donne lieu à facturation en régie. Un audit sollicité par le Client est effectué à ses frais exclusifs.

10.2.6. À la fin du contrat, CORELLIA supprime ces données dans les conditions de l’article 6, sauf obligation légale de conservation.

10.2.7. Le Client s’engage à ne donner aucune instruction qui entraînerait une violation de la législation relative à la protection des données. Il garantit CORELLIA contre toute action d’un tiers fondée sur une violation de cette législation du fait d’un traitement effectué sur ses instructions.

11. Confidentialité

Les parties s’engagent à tenir pour confidentielles et à ne pas divulguer à des tiers, ni utiliser à leur profit ou au profit de tiers, les informations relatives aux activités et aux secrets d’affaires de l’autre partie dont elles prennent connaissance dans le cadre du contrat.

12. Modification des conditions

CORELLIA peut modifier les présentes conditions. Les modifications sont notifiées au Client par e-mail au moins trente jours avant leur entrée en vigueur ; le Client qui les refuse peut résilier son abonnement avant cette date. La poursuite de l’utilisation du Service après leur entrée en vigueur vaut acceptation.

13. Divers

13.1. CORELLIA est en droit de confier l’exécution de tout ou partie du contrat à un tiers, dans le respect de l’article 10.2.4 pour ce qui concerne les données à caractère personnel.

13.2. Si une ou plusieurs stipulations des présentes conditions sont tenues pour non valides ou déclarées comme telles en application d’une loi, d’un règlement ou d’une décision définitive d’une juridiction compétente, les autres stipulations garderont toute leur force et toute leur portée. La portée de la clause posant problème est réduite à ce qui est permis par la loi.

13.3. Le fait pour CORELLIA de ne pas invoquer immédiatement le non-respect d’une disposition des présentes conditions n’implique nullement la renonciation à invoquer cette disposition.

13.4. Les communications entre les parties peuvent être réalisées par courrier électronique.

14. Droit applicable et résolution des litiges

Les présentes conditions générales ainsi que le contrat dont elles régissent les termes sont soumis à la loi belge. En cas de contestation, les tribunaux de l’arrondissement du siège social de CORELLIA, à Mons, sont seuls compétents. Dans l’hypothèse où le Client a son siège social ou son domicile hors du territoire de la Belgique, CORELLIA peut toutefois agir devant la juridiction territorialement compétente du siège social ou du domicile du Client.